Ton activité se développe et tu ne sais pas comment faire face ? Bonne nouvelle, il est tout à fait possible de recruter un stagiaire quand tu es micro-entrepreneur.
Quelles sont les démarches obligatoires ? À combien s’élève la gratification ? Comment trouver le bon profil pour t'accompagner ? Je te fais un point complet sur le recrutement d’un stagiaire en micro-entreprise.
Les formalités pour prendre un stagiaire en micro-entreprise
Afin de protéger l’étudiant et l’entreprise, sache que le stage est réglementé par la loi. Voici les démarches à accomplir et les conditions à respecter :
Le stagiaire doit être inscrit dans un établissement scolaire ou universitaire.
Tu ne peux pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément (uniquement pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés).
Le repos hebdomadaire, la durée du travail et les temps de pause doivent être respectés.
La durée du stage ne pourra pas excéder plus de 6 mois en tout, par année d’enseignement.
Tu dois également :
Signer une convention de stage tripartite et la conserver dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires
Accueillir le futur diplômé dans des conditions de travail décentes (un bureau, du matériel adapté, un espace pour se restaurer, etc.). Il devra également avoir accès aux sanitaires.
Le sais-tu ?
Le stagiaire n’étant pas salarié, tu n’êtes donc pas garant de sa sécurité sociale. En revanche, tu es responsable pour les risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles.
La convention de stage : zoom sur les informations indispensables
La convention de stage est en quelque sorte l’équivalent du contrat de travail pour un salarié. Ce document doit préciser les engagements et responsabilités du stagiaire, de son établissement scolaire et de sa structure d’accueil (toi en l'occurence).
Voici quelques-unes des clauses obligatoires :
Les coordonnées du stagiaire et de ta micro-entreprise
Les dates de début et fin de stage
Le volume horaire
Le montant de la gratification, s’il y en a une
Les compétences à acquérir au cours de cette période
La liste des missions confiées au stagiaire, celles-ci devant être cohérentes avec le cursus pédagogique
La liste des avantages offert (restauration, transport, etc.)
Les modalités de suspension ou de résiliation du stage
Payer un stagiaire : est-ce obligatoire ?
Pour un stagiaire, on parlera de gratification et non de rémunération ou de salaire. Encadré par la loi, son montant dépend de la durée de la présence du stagiaire au sein de ta micro-entreprise :
Le stage dure moins de deux mois : tu n’es pas obligé de lui verser une gratification, mais tu le peux si tu le souhaites !
Le stage dure entre deux et six mois : la gratification est obligatoire et doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Cela correspond à environ 3,90 € de l’heure, environ 615 € par mois (chiffres 2020). De la même manière, tu peux aller au-delà de ce montant.
Tu as le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :
Calculer le nombre réel d’heures chaque mois et ajuster la somme : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.
Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, tu lui verse toujours la même gratification.
Bon à savoir
Si tu choisis la gratification minimale, tu n’auras pas de cotisations salariales et patronales à payer. Au-delà, tu en sera redevable uniquement pour la partie supérieure à 3,90 €, à l’exception de l’assurance chômage et de la retraite complémentaire.
Les engagements réciproques à bien connaître
En tant que structure d’accueil et maître de stage, ton rôle est de former cet étudiant. Tu es donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier.
Pour cela, tu dois notamment :
lui proposer des missions en rapport avec son projet scolaire
prévoir un temps de formation, d’échanges et de transmission dans ton planning !
tu ne peux pas prendre un stagiaire pour
exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
répondre à un accroissement temporaire d'activité
occuper un emploi saisonnier
Au cours du stage, tu seras probablement amené à faire un point avec l’équipe pédagogique et à remplir un formulaire d’évaluation.
Bien sûr, tu devras le traiter avec tout le respect et la bienveillance dus à n’importe quel collaborateur. Dans tous les cas, privilégie au maximum le dialogue et l’honnêteté. En cas de problème, n’hésite pas à prévenir l’administration ou son professeur référent.
De son côté, le stagiaire doit respecter les horaires que tu lui impose, dans la limite de 7 heures par jour. Étant sous ta responsabilité, il doit également suivre tes consignes, te rendre compte de l’avancée de son travail et des éventuels retours client.
Les avantages et inconvénients d’avoir un stagiaire
Prendre en charge un stagiaire en micro-entreprise peut t'apporter de nombreux bénéfices :
Tu gagnes du temps : il te seconde dans tes tâches quotidiennes, ce qui te permet de te concentrer sur ta stratégie.
Tu bénéficies d’un regard neuf : présente-lui ta stratégie, tes objectifs et ta manière de travailler. Il pourrait t'aider à améliorer certains aspects de ton activité.
Tu as peu de formalités administratives : n’étant pas considéré comme salarié, l’étudiant-stagiaire n’est pas soumis au droit du travail, ce qui te dispense de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Tu fais des économies : recruter un stagiaire coûte moins cher qu’embaucher un salarié ou un apprenti. En plus, si tu appliques la gratification minimale, tu n’auras pas de cotisations salariales et patronales à payer.
Néanmoins, garde en tête ces quelques éléments avant de faire appel à un stagiaire :
Tu prends en charge sa gratification : en tant que micro-entrepreneur, tu ne pourras pas déduire de ton chiffre d’affaires la somme que tu lui verse. Autrement dit, tu paieras des cotisations sur la part de CA qui est consacrée à sa gratification. Si son stage dure plus de deux mois, vérifiez que tu es capable de l’accueillir financièrement.
Tu optes pour une aide à court terme : la durée légale d’un stage ne peut excéder six mois dans l’année pour une même entreprise. La présence de cet étudiant est donc temporaire.
Quelques conseils pour recruter ton stagiaire en tant que micro-entrepreneur
La préparation de l’annonce
C’est une étape primordiale ! La rédaction d’une fiche de poste claire te permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de ta recherche. Mets-toi à la place de ton candidat idéal : quelles sont les informations dont il a besoin ? Dans quel environnement aimerait-il évoluer ?
Voici quelques astuces pour bien préparer ton annonce :
Hiérarchise et détaille les missions : explique clairement le travail qui attend à ton stagiaire. N’oublie pas que ton rôle est également de le former.
Mentionne les compétences techniques et théoriques attendues : précise les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus).
Explique ton secteur d’activité, les prestations que tu proposes ainsi que le contexte de recrutement.
Indique les informations pratiques : le ****lieu du stage (coworking, télétravail, bureaux ou à ton domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification.
Va à l’essentiel pour ne pas perdre le candidat en cours de route. Soit attractif pour te démarquer et recevoir des candidatures motivées !
Bon à savoir
Tu vas passer de nombreuses heures en compagnie de ton stagiaire et celui-ci sera peut-être amené à représenter ta micro-entreprise lors d’événements. Le savoir-être et les traits de personnalité sont donc très importants ! Précise-les dans la fiche de poste.
Le choix de la période
Les stages ont généralement lieu au second semestre de l’année scolaire. La période s’étend de janvier à juin, pour les stages de 6 mois, et d’avril à juillet, pour les stages de courte durée. Bien sûr, cela peut varier en fonction des établissements.
N’hésite pas à anticiper ta demande et à poster ton annonce entre un et deux mois à l’avance. Ce laps de temps te permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire ton choix, sans tomber dans la précipitation.
Les assurances quand on reçoit un stagiaire
C’est à toi d’assurer le stagiaire pour les dommages qu’il pourrait subir pendant le stage. Choisis une assurance responsabilité civile qui le couvre pendant ses horaires de travail et lors de son trajet entre le domicile et ton lieu de travail.
Concernant les dommages que le stagiaire pourrait causer durant cette période, c’est sa propre assurance responsabilité civile qui le couvre, s’il est en études supérieures. Assure-toi qu'il dispose bien d’un tel document.
Note que le stagiaire bénéficie de la législation des accidents du travail, comme pour les salariés.
Les plateformes pour trouver un stagiaire
Tu souhaites faire appel à un stagiaire et tu ne sais pas où chercher ? Plusieurs réseaux en ligne pourraient faciliter ta prospection :
LinkedIn : de nombreux étudiants en recherche de stage sont présents sur ce réseau social professionnel. L’avantage ? Tu as directement accès à ses expériences et formations.
Indeed : spécialisée dans la recherche d’emploi, cette plateforme très populaire connecte également les entreprises et les futurs stagiaires.
Facebook : profite des groupes pour poster ton annonce. La communauté y est souvent très réactive !
Les plateformes spécialisées : appelés également jobboards, ces sites sont entièrement conçus pour mettre en relation, facilement et rapidement, les professionnels et les étudiants. Par exemple : l’Etudiant.fr, Studyrama, iQuesta, Aidostage, RegionsJob
Tu as des écoles et universités dans ta ville ? N’hésite pas à prendre contact avec l’administration. Les professeurs pourraient diffuser ton offre de stage auprès de futurs diplômés.
Tes propres canaux professionnels sont aussi un excellent moyen de trouver un stagiaire. Poste ton annonce sur ton site internet et sur l’ensemble de tes réseaux sociaux. Astuce complémentaire : demande à ta communauté de partager le post !
Pense également au bouche-à-oreille ! Tu as probablement dans ton réseau professionnel, des confrères et consœurs ayant déjà fait appel à un étudiant. Si son expertise colle avec ton domaine d’activité, ils pourraient te le recommander.
En conclusion
Embaucher un stagiaire peut constituer un véritable atout pour ta micro-entreprise. En plus de t'aider dans tes missions quotidiennes, il te permettra de développer stratégiquement ton activité ! Pour une relation gagnant-gagnant, sois certain de pouvoir l’accueillir dans les meilleures conditions.
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